Skip to content

Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων "ΙΡΙΔΑ"

LogoIRIDA

Η Δ/νση Πληροφορικής και Επικοινωνιών, ενόψει της έναρξης της παραγωγικής λειτουργίας του  Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” δημιούργησε την παρούσα ιστοσελίδα για την υποστήριξη και την επιβοήθηση των συναδέλφων στην χρήση του. Παρακάτω μπορείτε να βρείτε τον Κανονισμό Λειτουργίας, εγχειρίδια χρήσης,  συχνές ερωτήσεις-απαντήσεις (FAQs), καθώς και ολιγόλεπτα video με οδηγίες του Υπουργείου Εσωτερικών.

Σας υπενθυμίζουμε ότι, η Δ/νση Πληροφορικής και Επικοινωνιών βρίσκεται στη διάθεσή σας για την επίλυση κάθε απορίας και προβλήματος.

 

  • Αρχικά ελέγχω αν έχω μπει στην σωστή σελίδα  και όχι σε test περιβάλλον (https://test.iridacloud.gov.gr).

Μετά τις 16/03/2021 συνδεόμαστε στο https://iridacloud.gov.gr.

  • Ελέγχω προσεκτικά τους κωδικούς που μου έχουν σταλεί
  • Αν έχω επιλέξει αλλαγή κωδικών κατά την τελευταία είσοδό μου στο σύστημα τότε χρησιμοποιώ τους νέους κωδικούς πρόσβασης.

Σε περίπτωση αδυναμίας πρόσβασης στο σύστημα λόγω απώλειας η εισαγωγής εσφαλμένου κωδικού, ο  χρήστης απευθύνει αίτημα στο  email irida@damt.gov.gr.

ΟΧΙ, δεν υπάρχει δυνατότητα άμεσης αλλαγής του username στο Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων «ΣΗΔΕ ΙΡΙΔΑ».

Ναι, κατά την είσοδό μου, το σύστημα επιτρέπει την αλλαγή κωδικού πρόσβασης.

Οχι. Η αποστολή εγγράφων μεταξύ των Υπηρεσιών της Α.Δ.Μ.Θ. δεν γίνεται μέσω της Κεντρικής Γραμματείας. 

Επιλέγω ως Αποδέκτη του Εγγράφου μου την Δ/νση στην οποία απευθύνεται το έγγραφο. 

π.χ. Το Δασαρχείο Αρναίας αν θέλει να στείλει ένα έγγραφο στη Δ/νση Οικονομικού, επιλέγει στους αποδέκτες του εγγράφου την Δ/νση Οκονομικού και ΟΧΙ την Κεντρική Γραμματεία.

Επιλέγουμε επαναφόρτωση της σελίδας (Refresh) από το εικονίδιο πάνω αριστερά.

Σε περίπτωση αδυναμίας πρόσβασης σε όλα τα καθήκοντα απευθύνω σχετικό αίτημα στην Δ/νση Πληροφορικής και Επικοινωνιών, irida@damt.gov.gr για την άμεση επίλυση του προβλήματος.

Όταν έχω καθήκοντα και Γραμματείας και εισηγητή απαντώ στα έγγραφα που μου χρεώθηκαν με το καθήκον του εισηγητή.

Για τα έγγραφα που έχουν πρωτοκολληθεί σε προηγούμενο πρωτόκολλο πραγματοποιούμε τις εξής ενέργειες:

-Επιλέγουμε ΝΕΟ ΕΓΓΡΑΦΟ

-Συμπληρώνουμε τα απαραίτητα πεδία και επιλέγουμε προσθήκη Ταυτότητας εγγράφου Εκτός Ίριδα, από τις επιλογές κάτω αριστερά(εικονίδιο πληκτρολόγιο).

-Εφόσον υπάρχει η δυνατότητα ψηφιοποίησης του εισερχόμενου από τον εισηγητή, το προσθέτουμε από το πεδίο Προσθήκη Αρχείου , στο σύστημα. 

Για την διευκόλυνση των χρηστών στην διαδικασία Αναζήτησης των εγγράφων τους, προτείνεται να πραγματοποιείται η Ομαδοποίηση αυτών με την χρήση Ετικετών στο σύστημα. Δικαίωμα προσθήκης Ετικέτας έχουν όλοι οι χρήστες.

 

ΌΜΩΣ, η αναζήτηση και η προβολή των εγγράφων με την ίδια ετικέτα επιτυγχάνεται ΜΟΝΟΝ από τους υπαλλήλους που ανήκουν στην ίδια ομάδα και έχουν το ίδιο καθήκον. Για παράδειγμα οι υπάλληλοι της Κεντρικής Γραμματείας, οι εισηγητές του Τμήματος Προσωπικού κ.ο.κ.

Βήμα 1ο: Κατά την διαδικασία καταχώρησης των πληροφοριών στην καρτέλα του εγγράφου μπορούμε να επιλέξουμε την χρήση της Ετικέτας στην περίπτωση που κρίνουμε ότι αυτή η επιλογή θα μας διευκολύνει στην μετέπειτα αναζήτηση του εγγράφου. Αυτή η ενέργεια μπορεί να πραγματοποιηθεί από κάθε χρήστη  με το καθήκον του Διευθυντή ή Τμηματάρχη ή του Εισηγητή. Ανεξάρτητα από το επίπεδο χρήστη, από τα κουμπιά που βρίσκονται δεξιά μπορούμε να επιλέξουμε την χρήση της Ετικέτας.

Βήμα 2ο: Επιλογή και προσθήκη Νέας Ετικέτας.

Βήμα 3ο: Επεξεργασία Ετικέτας -προσθήκη ονόματος.

Για να αναζητήσουμε την Ετικέτα πληκτρολογούμε στο πεδίο Αναζήτηση κάποια στοιχεία από το όνομα που έχουμε δώσει και εμφανίζονται ομαδοποιημένα, όλες οι Ετικέτες που φέρουν το ίδιο όνομα και συνοδεύουν τα διαφορετικά έγγραφα.

ΌΜΩΣ, η αναζήτηση και η προβολή των εγγράφων με την ίδια ετικέτα επιτυγχάνεται ΜΟΝΟΝ από τους υπαλλήλους που ανήκουν στην ίδια ομάδα και έχουν το ίδιο καθήκον. Για παράδειγμα οι υπάλληλοι της Κεντρικής Γραμματείας, οι εισηγητές του Τμήματος Προσωπικού κ.ο.κ.

Πράγματι, θα διευκόλυνε πολύ τον χρήστη του συστήματος η δυνατότητα αναζήτησης του Υπογράφοντα μέσω κατάλληλου λεκτικού. 

Προς το παρόν όμως το σύστημα δεν παρέχει αυτή την δυνατότητα. Είναι μία από τις λειτουργικότητες που εξετάζονται από το ΓΕΑ για να ενσωματωθεί στην προσεχή αναβάθμιση του συστήματος.

 Το αναζητώ: Προς Υπογραφή→ Εξερχόμενα → Πρόχειρα

 Το αναζητώ: Εξερχόμενα → Σε εξέλιξη

Το αναζητώ: Εισερχόμενα → Για Διανομή

Το αναζητώ: Εισερχόμενα → Για Διανομή

Το αναζητώ: Αρχείο → Εισερχόμενα

Το αναζητώ: Αρχείο → Απεσταλμένα

 Τις αναζητώ: Εργασίες → Εξερχόμενες → Εκκρεμότητες

Τις αναζητώ: Εργασίες → Εισερχόμενες → Εκκρεμότητες

Τις αναζητώ: Εργασίες → Εισερχόμενες → Ολοκληρωμένες

Τις αναζητώ: Εργασίες → Εξερχόμενες → Ολοκληρωμένες

Τα απορριφθέντα έγγραφα είναι έγγραφα και όχι υποεργασίες .

Για τον λόγο αυτό επιστρέφουν στα προς υπογραφή έγγραφα του Εισηγητή και όχι στις Εργασίες ⇒Εισερχόμενες⇒Εκκρεμότητες.

Αλλαγές γίνονται μέχρι να γίνει διανομή του εγγράφου.

Αν έχουμε πατήσει διανομή δεν μπορούμε να αλλάξουμε τον  αριθμό πρωτοκόλλου, την ημερομηνία και τονυπογράφων ( ο αποστολέας του εγγράφου).

Αλλάζει  μόνο το έγγραφο και οι αποδέκτες.

Μπορείς να προσθέσεις ή να αφαιρέσεις έναν υπογράφοντα πριν υπογράψεις ο ίδιος.

  • Για όσο το έγγραφο δεν έχει λάβει τις υπογραφές, μπορεί να διαγραφεί από τον συντάκτη.
  • Εάν το έγγραφο έχει λάβει υπογραφές εκτός του τελικού υπογράφοντα μπορεί να διαγραφεί εφόσον απορριφθεί από τους επόμενους στην αλυσίδα των υπογραφών.
  • Εφόσον το έγγραφο έχει ολοκληρώσει την αλυσίδα των υπογραφών, δεν μπορεί να διαγραφεί.

Η σύμφωνη γνώμη δεν ισοδυναμεί με συνυπογραφή

Ελάχιστα αλλάζουν σε ότι αφορά την διεκπεραίωση των εγγράφων για αποδέκτες ΕΚΤΟΣ ΙΡΙΔΑΣ.

Η κάθε οργανική μονάδα εφαρμόζει την πρακτική διεκπεραίωσης εγγράφων με παραδοσιακό ταχυδρομείο ή ηλεκτρονική αλληλογραφία που εφάρμοζε έως τώρα.

ΌΜΩΣ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΠΡΟΣΕΞΩ:

1) Η προώθηση του εγγράφου μου για διανομή πρέπει να γίνει στην Γραμματεία της οργανικής μονάδας που ανήκω. Οπότε πριν πατήσω "ΔΙΑΝΟΜΗ" προσέχω να έχω επιλέξει την σωστή Γραμματεία.

2) Εάν ανήκω σε οργανική μονάδα που εξυπηρετείται από την Κεντρική Γραμματεία, ήτοι Δ/νση Διοίκησης και Δ/νση Οικονομικού, τότε ΟΦΕΙΛΩ να καταγράψω στο πεδίο "Οδηγίες" τον νομό που ανήκω οργανικά, π.χ. ως εξής: Διεκπεραίωση από Δράμα

Μέχρι 60 MB ανά αρχείο.

Το ΣΗΔΕ ΙΡΙΔΑ παρέχει την δυνατότητα για απομακρυσμένη εργασία για κάθε επίπεδο χρήστη.

Σύμφωνα με το άρθρο 2 παρ. α) και β) του Ν. 2472/97(ΦΕΚ Α’ 50), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει “Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα” είναι κάθε πληροφορία που αναφέρεται στο υποκείμενο των δεδομένων, ενώ «Ευαίσθητα δεδομένα» αποτελούν τα δεδομένα που αφορούν στη φυλετική ή εθνική προέλευση, στα πολιτικά φρονήματα, στις θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις, στη συμμετοχή σε συνδικαλιστική οργάνωση, στην υγεία, στην κοινωνική πρόνοια και στην ερωτική ζωή, στα σχετικά με ποινικές διώξεις ή καταδίκες, καθώς και στη συμμετοχή σε συναφείς με τα ανωτέρω ενώσεις προσώπων.

*Δεν θεωρούνται ως δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα στατιστικής φύσεως συγκεντρωτικά στοιχεία, από τα οποία δεν μπορούν να προσδιορισθούν τα υποκείμενα των δεδομένων.

Η ασφάλεια κατά την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων αποτελούσε υποχρέωση του υπευθύνου επεξεργασίας ήδη υπό το πλαίσιο της οδηγίας 95/46/ΕΚ. Ο ΓΚΠΔ ενισχύει τις σχετικές υποχρεώσεις, ενώ τις επεκτείνει άμεσα στους εκτελούντες επεξεργασία (άρθρο 32 ΓΚΠΔ). Περαιτέρω, η ασφάλεια, με έμφαση στην ακεραιότητα και την εμπιστευτικότητα, ανάγεται σε μία από τις βασικές αρχές που διέπουν την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (άρθρο 5(1)(στ) ΓΚΠΔ). Η προσθήκη αυτή συνδέεται στενά με τις νέες υποχρεώσεις λογοδοσίας και τη γενικότερη ευθύνη του υπευθύνου επεξεργασίας (άρθρο 24 ΓΚΠΔ), καθώς οι υπεύθυνοι επεξεργασίας και οι εκτελούντες  επεξεργασία δεν αρκεί να λαμβάνουν μέτρα για την ασφάλεια της επεξεργασίας αλλά  έχουν υποχρέωση να τα τεκμηριώνουν, π.χ. μέσω εγγράφων πολιτικών.

Επομένως, ο υπεύθυνος επεξεργασίας και ο εκτελών την επεξεργασία πρέπει να εφαρμόζουν κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα προκειμένου να διασφαλίζεται το ενδεδειγμένο επίπεδο ασφάλειας. Στο άρθρο 32 του ΓΚΠΔ προτείνονται «ενδεδειγμένα» τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ασφάλειας.

Η έκδοση απόφασης άδειας για λόγους υγείας με βάση αίτηση του υπαλλήλου στην οποία αναγράφονται πληροφορίες για την κατάσταση της υγείας του, συνιστά επεξεργασία προσωπικών δεδομένων, σύμφωνα µε τα οριζόμενα στις διατάξεις των άρθρων 2 στοιχ. β΄και δ΄ του ν. 2472/1997, η οποία βασίζεται ιδίως στις νομικές βάσεις που ορίζονται στα παρακάτω άρθρα του Ν.4624/2019, σύμφωνα με την υπ’ αρ. 01/2020 Γνωμοδότηση της Αρχής Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων, σε συνδυασμό με την τυχόν ειδικότερη νομοθεσία για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα:

  • 6 παρ. 1 εδ. γ’ (η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη συμμόρφωση με έννομη υποχρέωση του υπευθύνου επεξεργασίας),
  • δ’ (η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη διαφύλαξη ζωτικού συμφέροντος του υποκειμένου των δεδομένων ή άλλου φυσικού προσώπου) και
  • ε’ (η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται για το δημόσιο συμφέρον ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας που έχει ανατεθεί στον υπεύθυνο επεξεργασίας) και
  • 9 παρ. 2 εδ. β’ (η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκτέλεση των υποχρεώσεων και την άσκηση συγκεκριμένων δικαιωμάτων του υπευθύνου επεξεργασίας ή του υποκειμένου των δεδομένων στον τομέα του εργατικού δικαίου και του δικαίου κοινωνικής ασφάλισης και κοινωνικής προστασίας),
  • ε’ (η επεξεργασία αφορά δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία έχουν προδήλως δημοσιοποιηθεί από το υποκείμενο των δεδομένων),
  • η’ (η επεξεργασία είναι απαραίτητη για σκοπούς προληπτικής ή επαγγελματικής ιατρικής εκτίμησης της ικανότητας προς εργασία του εργαζομένου, ιατρικής διάγνωσης, παροχής υγειονομικής ή κοινωνικής περίθαλψης ή θεραπείας ή διαχείρισης υγειονομικών και κοινωνικών συστημάτων και υπηρεσιών) και
  • θ’ (η επεξεργασία είναι απαραίτητη για λόγους δημόσιου συμφέροντος στον τομέα της δημόσιας υγείας, όπως η προστασία έναντι σοβαρών διασυνοριακών απειλών κατά της υγείας ή η διασφάλιση υψηλών προτύπων ποιότητας και ασφάλειας της υγειονομικής περίθαλψης και των φαρμάκων ή των ιατροτεχνολογικών προϊόντων).

Ειδικότερα, για την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο της διαχείρισης της COVID-19 δείτε  τις εξαιρετικά χρήσιμες Κατευθυντήριες γραμμές για την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο της διαχείρισης της COVID-19 που εξέδωσε η Αρχή Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων.

Επομένως,  η περαιτέρω διακίνηση και επεξεργασία των ως άνω ιδιαίτερων προσωπικών δεδομένων από τον εκτελών την επεξεργασία υπάλληλο πρέπει να διενεργηθεί ώστε εξασφαλίζονται οι σχετικές ουσιαστικές και διαδικαστικές εγγυήσεις και προϋποθέσεις σύννομης επεξεργασίας.

Προτάσεις διαχείρισης  αδειών για λόγους υγείας στο πλαίσιο του ΙΡΙΔΑ:

  1. Ο υπάλληλος αιτείται άδεια για λόγους υγείας χωρίς να περιλαμβάνει στην αίτησή του αναφορά σε συγκεκριμένα δεδομένα. Τα ειδικότερα δεδομένα υγείας προκύπτουν από τα συνοδευτικά στην αίτηση έγγραφα, τα οποία δεν εισάγονται στο Π.Σ ΙΡΙΔΑ και παραδίδονται στον αρμόδιο εισηγητή έκδοσης της απόφασης της άδειας από την Γραμματεία που παραλαμβάνει την αίτηση.
  2. Η αρμόδια Γραμματεία εισάγει στο Π.Σ. μόνο την αίτηση και παραδίδει στον αρμόδιο εισηγητή τα συνοδευτικά έγγραφα της αίτησης του υπαλλήλου.
  3. Ο αρμόδιος εισηγητής προωθεί την απόφαση της άδειας για υπογραφή μέσω ΙΡΙΔΑΣ μεριμνώντας για την απαλοιφή των πεδίων με αναφορές στα δεδομένα υγείας.
  4. Όταν ολοκληρωθεί ο κύκλος των υπογραφών, ακολουθεί η διεκπεραίωση της απόφασης από τον εισηγητή, κατόπιν συνεννόησης με τον εξουσιοδοτημένο υπάλληλο της Γραμματείας.

Στη νομοθεσία για την προστασία των προσωπικών δεδομένων συγκαταλέγονται ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 (ΓΚΠΔ), ο ν. 4624/2019, ο ν. 2472/1997 καθώς και ο ν. 3471/2006 στον τομέα των ηλεκτρονικών επικοινωνιών.

Σε ότι αφορά στην πρόσβαση τρίτων σε στοιχεία καταγγελίας σε Δημόσια Υπηρεσία δείτε εδώ: https://www.dpa.gr/index.php/el/enimerwtiko/thematikes_enotites/dimosiostomeas/dimosiadioikhsh/prosvasi_se_stoixia_kataggelontos

Σε ότι αφορά το ζήτημα των εννόμων συνεπειών της εισαγγελικής παραγγελίας για τη χορήγηση δημοσίων εγγράφων που περιέχουν προσωπικά δεδομένα δείτε εδώ:

https://www.dpa.gr/index.php/el/enimerwtiko/thematikes_enotites/dimosiostomeas/dimosiadioikhsh/eisaggeliki_paragelia

Σε ότι αφορά το δικαίωμα πρόσβασης σε δημόσια έγγραφα που περιέχουν προσωπικά δεδομένα δείτε εδώ:

https://www.dpa.gr/el/enimerwtiko/thematikes_enotites/dimosiostomeas/dimosiadioikhsh/dikaiwma_prosvasis

Περισσότερες πληροφορίες αναζητώ στην Αρχή Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων όπου μπορώ να αναζητήσω Οδηγίες, Αποφάσεις και Γνωμοδοτήσεις για θέματα που με απασχολούν.

Ολιγόλεπτα εκπαιδευτικά video:

Skip to content