Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων "ΙΡΙΔΑ"
Η Δ/νση Πληροφορικής και Επικοινωνιών, μετά την έναρξη της παραγωγικής λειτουργίας του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” δημιούργησε την παρούσα ιστοσελίδα για την υποστήριξη και την επιβοήθηση των συναδέλφων στην χρήση του. Παρακάτω μπορείτε να βρείτε τον Κανονισμό Λειτουργίας, εγχειρίδια χρήσης, συχνές ερωτήσεις-απαντήσεις (FAQs), καθώς και ολιγόλεπτα video με οδηγίες του Υπουργείου Εσωτερικών.
Σας υπενθυμίζουμε ότι, η Δ/νση Πληροφορικής και Επικοινωνιών βρίσκεται στη διάθεσή σας για την επίλυση κάθε απορίας και προβλήματος.
Αρχικά ελέγχω αν έχω μπει στην σωστή σελίδα και όχι στο δοκιμαστικό περιβάλλον (https://dev.iridacloud.gov.gr).
Μετά τις 16/03/2021 συνδεόμαστε στο https://iridacloud.gov.gr
Ελέγχω προσεκτικά τους κωδικούς που μου έχουν σταλεί.
Αν έχω επιλέξει αλλαγή κωδικών κατά την τελευταία είσοδό μου στο σύστημα τότε χρησιμοποιώ τους νέους κωδικούς πρόσβασης.
Σε περίπτωση αδυναμίας πρόσβασης στο σύστημα λόγω απώλειας η εισαγωγής εσφαλμένου κωδικού, ο χρήστης απευθύνει αίτημα στο σύστημα καταχώρησης αιτημάτων της Δ/νσης Πληροφορικής & Επικοινωνιών helpdesk.m-t.gov.gr
Ναι, μετά την είσοδό μου στο σύστημα, από την επιλογή προφίλ δεξιά, επιλέγω Αλλαγή Κωδικού.
Κάποιες από τις αλλαγές είναι:
Η εφαρμογή έχει γραφεί σε νέα γλώσσα προγραμματισμού και έχει πιο γρήγορη απόκριση.
Τα έγγραφα παίρνουν έναν αριθμό πρωτοκόλλου για τον φορέα.
Η προβολή του πρωτοκόλλου έχει διαχωριστεί σε Εισερχομένων και Εξερχομένων.
Έχει προστεθεί η δυνατότητα δημιουργίας Σημειώσεων σε επίπεδο χρήστη.
Έχει προστεθεί η δυνατότητα δημιουργίας Ετικετών σε όλα τα καθήκοντα, σε επίπεδο καθήκοντος.
Έχει προστεθεί η δυνατότητα ορισμού Διεκπεραιωτή, από καθήκον Τμηματάρχη, Διευθυντή, Γενικού Διευθυντή, Συντονιστή και Γραμματέα.
Έχει προστεθεί η δυνατότητα δημιουργίας Προσαρμοσμένης λίστας για Υπογραφές, Αποδέκτες και Εργασίες, σε επίπεδο καθήκοντος.
Έχει προστεθεί η δυνατότητα προεπισκόπησης αρχείου.
Έχει βελτιωθεί ο τρόπος αναζήτησης με την χρήση του enter, την προσθήκη φίλτρου και την δυνατότητα ταξινόμησης.
Μέχρι 28 MB ανά αρχείο.
Αν χρεωθώ έγγραφο με εργασία από τον Προϊστάμενό μου και μου εμφανίζει μήνυμα ότι δεν έχω δικαιώματα προβολής, σημαίνει ότι ο Προϊστάμενος δεν το χρέωσε ως εξαρτώμενη εργασία.
Για να κληρονομήσει ο υπάλληλος τα δικαιώματα προβολής στο έγγραφο, θα πρέπει ο Προϊστάμενος να δημιουργήσει υποεργασία μέσα από την εργασία που έλαβε από τον Διευθυντή του. Αν η εργασία δημιουργηθεί μέσα από το έγγραφο, δεν μεταφέρονται τα δικαιώματα.
Αν ΔΕΝ το υπέγραψα ακόμα, βρίσκεται στα Έγγραφα → Εξερχόμενα → Για Υπογραφή.
Αν το υπέγραψα και έχει και άλλους υπογράφοντες, βρίσκεται στα Έγγραφα → Εξερχόμενα → Σε εξέλιξη.
Αν το υπέγραψαν όλοι οι υπογράφοντες, βρίσκεται στα Έγγραφα → Εξερχόμενα → Για Διανομή.
Αν έχει πρωτοκολληθεί, βρίσκεται στα Έγγραφα → Εξερχόμενα → Για Διανομή.
Αν το έχω αρχειοθετήσει, βρίσκεται στα Έγγραφα → Αρχείο → Απορριφθέντα.
Αν το έχω κάνει διανομή, βρίσκεται στα Έγγραφα → Αρχείο → Υπογεγραμμένα.
Αυτές που μου έχουν χρεώσει, βρίσκεται στις Εργασίες → Εισερχόμενες → Για Ενέργεια/Εκκρεμότητες.
Αυτές που έχω ολοκληρώσει, βρίσκεται στις Εργασίες → Εισερχόμενες → Για Ενέργεια/Ολοκληρωμένες.
Αυτές που έχω δημιουργήσει, βρίσκεται στις Εργασίες → Εξερχόμενες→ Για Ενέργεια/Εκκρεμότητες.
Αυτές που έχω χρεώσει και ολοκλήρωσαν οι υφιστάμενοί μου, βρίσκεται στις Εργασίες → Εξερχόμενες → Για Ενέργεια/Ολοκληρωμένες.
Από το καθήκον της Γραμματεία ακολουθούμε τα βήματα:
Έγγραφα → Εισαγωγή εγγράφου → Στην καρτέλα Έγγραφο συμπληρώνουμε τα πεδία «Αριθμός εγγράφου» , «Θέμα» και στην “Διαβάθμιση” ΠΑΝΤΑ Αδιαβάθμητο → Στην καρτέλα Αρχεία → Προσθήκη αρχείου → επιλέγουμε τα αρχεία μας → Στην καρτέλα Αποστολές επιλέγουμε τον αποστολέα του εγγράφου → Στην καρτέλα Αποδέκτης → επιλέγουμε την Κεντρική Γραμματεία → (επάνω δεξιά) Επιλέγουμε το εικονίδιο Πρωτοκόλληση
Στη συνέχεια ελέγχουμε αν είναι σωστά τα στοιχεία που καταχωρήσαμε και αν δεν συμφωνούμε επιλέγουμε επεξεργασία, αν συμφωνούμε επιλέγουμε Διανομή.
Προσοχή: Αν δεν επιλέξουμε Διανομή, δεν θα παραλάβει η Κεντρική Γραμματεία το έγγραφο στα Εισερχόμενα → Για Ενέργεια.
Αν το έγγραφο έχει Πρωτοκολληθεί, θα πρέπει να αντικαταστήσουμε το λάθος αρχείο με ένα κενό, να αλλάξουμε τους Αποδέκτες και να βάλουμε το ονοματεπώνυμό μας ως Αποδέκτη εκτός Ίριδας και να πατήσουμε Διανομή.
Στην εξερχόμενη εργασία που δημιουργείται, σημειώνουμε ότι δεν πρέπει να γίνει καμία ενέργεια και την ολοκληρώνουμε.
Αν το έγγραφο έχει πάρει όλες τις υπογραφές ή έχει απορριφθεί και δεν θέλουμε να συνεχίσουμε την ροή του, επιλέγουμε “Αρχειοθέτηση εγγράφου”
Το έγγραφο μεταφέρετε στο Αρχείο → Απορριφθέντα
Αν ένα έγγραφο έχει πάρει υπογραφή από λάθος χρήστη και θέλουμε να την ακυρώσουμε ή αν έχει πάρει όλες τις υπογραφές, δεν έχει πρωτοκολληθεί και θέλουμε να κάνουμε αλλαγές, μπορούμε να κάνουμε επιστροφή στον προηγούμενο υπογράφοντα.
Η διαδικασία γίνεται μόνο από τους διαχειριστές της Ίριδα.
Θα πρέπει να αποσταλεί αίτημα στο helpdesk.m-t.gov.gr στο οποίο να φαίνεται ποιος ζητάει την επιστροφή του εγγράφου, καθώς και το id του εγγράφου.
Ανοίγουμε το έγγραφο από την Ίριδα και από την διεύθυνση που εμφανίζεται στον browser (URL), αντιγράφουμε την συμβολοσειρά που εμφανίζεται μετά την λέξη view
Όταν ένα έγγραφο έρχεται μέσω της Ηλεκτρονικής Υποβολής Εγγράφων (API), κάνουμε απάντηση, χωρίς να αλλάξουμε τον αποδέκτη και κάνουμε Διανομή χωρίς να μας εμφανίζει Γραμματεία εξόδου.
Αυτό συμβαίνει γιατί η απάντηση πάει απευθείας στην θυρίδα του χρήστη και δεν απαιτείται κάποια επιπλέον ενέργεια.
Εάν ο χρήστης της εφαρμογής έχει επιλέξει να δέχεται ειδοποιήσεις από την εφαρμογή, θα παραλάβει ενημερωτικό μήνυμα όταν αποσταλεί η απάντηση. Διαφορετικά θα πρέπει να συνδεθεί στην εφαρμογή και να ελέγξει αν υπάρχει απάντηση για το έγγραφό του.
Αν θέλουμε για άλλον λόγω να δημιουργήσουμε εργασία στην Γραμματεία μας, θα πρέπει μέσα από την απάντησή μας να δημιουργήσουμε νέας εργασίας προς την Γραμματεία (Χρέωση εγγράφου για ενέργεια) και να περιγράψουμε τις ενέργειες που θέλουμε να γίνουν.
Ακολουθούμε τα βήματα:
Εργαλεία → Πρωτόκολλο Εισερχομένων ή Εξερχομένων, αντίστοιχα → Επιλέγουμε επάνω δεξιά το εικονίδιο «Εισαγωγή εγγραφής» → Συμπληρώνουμε αντίστοιχα τα πεδία στις καρτέλες Λεπτομέρειες, Αποστολέας και Αποδέκτες
Προσοχή: Στην “Διαβάθμιση” επιλέγουμε ΠΑΝΤΑ “Αδιαβάθμητο”
Ελέγχουμε αν το φίλτρο έχει τις σωστές ημερομηνίες έναρξης και λήξης. Διαφορετικά το προσαρμόζουμε ανάλογα και επιλέγουμε Εφαρμογή.
Αν θέλουμε να καταργήσουμε το φίλτρο και να δούμε τις εγγραφές όλων των ετών, επιλέγουμε το εικονίδιο Καθαρισμός φίλτρου.
Αφού βρούμε τον αποδέκτη μας και τον επιλέξουμε, από την δεξιά στήλη πατάμε πάνω στο μπλε κουμπί ΕΝΕΡΓΕΙΑ και αυτό αλλάζει σε ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ. Έτσι ο αποδέκτης θα λάβει το έγγραφο ως Κοινοποίηση.
Οχι. Η αποστολή εγγράφων μεταξύ των Υπηρεσιών της Α.Δ.Μ.Θ. δεν γίνεται μέσω της Κεντρικής Γραμματείας.
Επιλέγω ως Αποδέκτη του Εγγράφου μου την Δ/νση στην οποία απευθύνεται το έγγραφο.
π.χ. Η Δ/νση Τεχνικού Ελέγχου αν θέλει να στείλει ένα έγγραφο στη Δ/νση Οικονομικού, επιλέγει στους αποδέκτες του εγγράφου την Δ/νση Οκονομικού και ΟΧΙ την Κεντρική Γραμματεία.
Οι απαντήσεις στα έγγραφα γίνονται με το καθήκον του εισηγητή.
Μπορεί να γίνει αναζήτηση με το Enter.
Μας φέρνει αποτελέσματα είτε αναζητήσουμε με κεφαλαία, είτε με πεζά.
Δεν αναγνωρίζει τα τονισμένα γράμματα, αν τα αναζητήσουμε χωρίς τόνο.
Έχει προστεθεί σε κάποιες στήλες, δυνατότητα ταξινόμησης και φίλτρου.
Από την μπλε μπάρα, επάνω και δεξιά, επιλέγουμε το όνομα του καθήκοντός μας και εμφανίζονται και τα υπόλοιπα καθήκοντα που μας έχουν αποδοθεί.
Από την μπλε μπάρα, επάνω και δεξιά, επιλέγουμε το Προφίλ μας και στη συνέχεια επιλέγουμε Αποσύνδεση.
Υπάρχει το εγχειρίδιο χρήσης της Πολεμικής Αεροπορίας ΓΕΑ, το οποίο μπορείτε να βρείτε από την Ίριδα → Υποστήριξη → Εγχειρίδιο χρήσης
Η σύμφωνη γνώμη δεν ισοδυναμεί με συνυπογραφή.
Αλλαγές γίνονται μέχρι να γίνει η διανομή του εγγράφου.
Μπορείς να προσθέσεις ή να αφαιρέσεις έναν υπογράφοντα μέχρι να υπογράψεις ο ίδιος.
Όσο το έγγραφο δεν έχει υπογραφεί, μπορεί να διαγραφεί από τον συντάκτη.
Εάν το έγγραφο έχει λάβει υπογραφές μπορεί να γίνει Αρχειοθέτηση Εγγράφου.
Εάν το έγγραφο πρωτοκολληθεί, δεν μπορεί να ακυρωθεί.
Οι Διεκπεραιώσεις είναι μια δυνατότητα παρόμοια με τις Αντικαταστάσεις, με την διαφορά ότι ο Διεκπεραιωτής δεν μπορεί να υπογράψει, αλλά μόνο να χρεώσει έγγραφα.
Διεκπεραιωτή μπορεί να ορίσει κάποιος για το καθήκον του Τμηματάρχη, Διευθυντή, Γενικού Διευθυντή, Συντονιστή και Γραμματέα, για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα.
Μπορούμε για κάθε καθήκον να ορίσουμε περισσότερους από έναν χρήστες ως Διεκπεραιωτή, αλλά κάθε χρήστης μπορεί να είναι Διεκπεραιωτής για ένα μόνο καθήκον.
Η αντίστροφη ενημέρωση είναι μια δυνατότητα που έχει ο τελικός υπογράφοντας ενός εγγράφου, όπου κατά την υπογραφή του αν ενεργοποιήσει την επιλογή, δημιουργούνται αυτόματα προς στους υπογράφοντες του εγγράφου αντίστοιχες εργασίες για ενημέρωση, όπου ενημερώνονται ότι το έγγραφο έχει υπογραφεί.
Σύμφωνα με το άρθρο 2 παρ. α) και β) του Ν. 2472/97(ΦΕΚ Α’ 50), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει “Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα” είναι κάθε πληροφορία που αναφέρεται στο υποκείμενο των δεδομένων, ενώ «Ευαίσθητα δεδομένα» αποτελούν τα δεδομένα που αφορούν στη φυλετική ή εθνική προέλευση, στα πολιτικά φρονήματα, στις θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις, στη συμμετοχή σε συνδικαλιστική οργάνωση, στην υγεία, στην κοινωνική πρόνοια και στην ερωτική ζωή, στα σχετικά με ποινικές διώξεις ή καταδίκες, καθώς και στη συμμετοχή σε συναφείς με τα ανωτέρω ενώσεις προσώπων.
*Δεν θεωρούνται ως δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα στατιστικής φύσεως συγκεντρωτικά στοιχεία, από τα οποία δεν μπορούν να προσδιορισθούν τα υποκείμενα των δεδομένων.
Η ασφάλεια κατά την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων αποτελούσε υποχρέωση του υπευθύνου επεξεργασίας ήδη υπό το πλαίσιο της οδηγίας 95/46/ΕΚ. Ο ΓΚΠΔ ενισχύει τις σχετικές υποχρεώσεις, ενώ τις επεκτείνει άμεσα στους εκτελούντες επεξεργασία (άρθρο 32 ΓΚΠΔ). Περαιτέρω, η ασφάλεια, με έμφαση στην ακεραιότητα και την εμπιστευτικότητα, ανάγεται σε μία από τις βασικές αρχές που διέπουν την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (άρθρο 5(1)(στ) ΓΚΠΔ). Η προσθήκη αυτή συνδέεται στενά με τις νέες υποχρεώσεις λογοδοσίας και τη γενικότερη ευθύνη του υπευθύνου επεξεργασίας (άρθρο 24 ΓΚΠΔ), καθώς οι υπεύθυνοι επεξεργασίας και οι εκτελούντες επεξεργασία δεν αρκεί να λαμβάνουν μέτρα για την ασφάλεια της επεξεργασίας αλλά έχουν υποχρέωση να τα τεκμηριώνουν, π.χ. μέσω εγγράφων πολιτικών.
Επομένως, ο υπεύθυνος επεξεργασίας και ο εκτελών την επεξεργασία πρέπει να εφαρμόζουν κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα προκειμένου να διασφαλίζεται το ενδεδειγμένο επίπεδο ασφάλειας. Στο άρθρο 32 του ΓΚΠΔ προτείνονται «ενδεδειγμένα» τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ασφάλειας.
Η έκδοση απόφασης άδειας για λόγους υγείας με βάση αίτηση του υπαλλήλου στην οποία αναγράφονται πληροφορίες για την κατάσταση της υγείας του, συνιστά επεξεργασία προσωπικών δεδομένων, σύμφωνα µε τα οριζόμενα στις διατάξεις των άρθρων 2 στοιχ. β΄και δ΄ του ν. 2472/1997, η οποία βασίζεται ιδίως στις νομικές βάσεις που ορίζονται στα παρακάτω άρθρα του Ν.4624/2019, σύμφωνα με την υπ’ αρ. 01/2020 Γνωμοδότηση της Αρχής Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων, σε συνδυασμό με την τυχόν ειδικότερη νομοθεσία για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα:
- 6 παρ. 1 εδ. γ’ (η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη συμμόρφωση με έννομη υποχρέωση του υπευθύνου επεξεργασίας),
- δ’ (η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη διαφύλαξη ζωτικού συμφέροντος του υποκειμένου των δεδομένων ή άλλου φυσικού προσώπου) και
- ε’ (η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται για το δημόσιο συμφέρον ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας που έχει ανατεθεί στον υπεύθυνο επεξεργασίας) και
- 9 παρ. 2 εδ. β’ (η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκτέλεση των υποχρεώσεων και την άσκηση συγκεκριμένων δικαιωμάτων του υπευθύνου επεξεργασίας ή του υποκειμένου των δεδομένων στον τομέα του εργατικού δικαίου και του δικαίου κοινωνικής ασφάλισης και κοινωνικής προστασίας),
- ε’ (η επεξεργασία αφορά δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία έχουν προδήλως δημοσιοποιηθεί από το υποκείμενο των δεδομένων),
- η’ (η επεξεργασία είναι απαραίτητη για σκοπούς προληπτικής ή επαγγελματικής ιατρικής εκτίμησης της ικανότητας προς εργασία του εργαζομένου, ιατρικής διάγνωσης, παροχής υγειονομικής ή κοινωνικής περίθαλψης ή θεραπείας ή διαχείρισης υγειονομικών και κοινωνικών συστημάτων και υπηρεσιών) και
- θ’ (η επεξεργασία είναι απαραίτητη για λόγους δημόσιου συμφέροντος στον τομέα της δημόσιας υγείας, όπως η προστασία έναντι σοβαρών διασυνοριακών απειλών κατά της υγείας ή η διασφάλιση υψηλών προτύπων ποιότητας και ασφάλειας της υγειονομικής περίθαλψης και των φαρμάκων ή των ιατροτεχνολογικών προϊόντων).
Ειδικότερα, για την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο της διαχείρισης της COVID-19 δείτε τις εξαιρετικά χρήσιμες Κατευθυντήριες γραμμές για την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο της διαχείρισης της COVID-19 που εξέδωσε η Αρχή Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων.
Επομένως, η περαιτέρω διακίνηση και επεξεργασία των ως άνω ιδιαίτερων προσωπικών δεδομένων από τον εκτελών την επεξεργασία υπάλληλο πρέπει να διενεργηθεί ώστε εξασφαλίζονται οι σχετικές ουσιαστικές και διαδικαστικές εγγυήσεις και προϋποθέσεις σύννομης επεξεργασίας.
Προτάσεις διαχείρισης αδειών για λόγους υγείας στο πλαίσιο του ΙΡΙΔΑ:
- Ο υπάλληλος αιτείται άδεια για λόγους υγείας χωρίς να περιλαμβάνει στην αίτησή του αναφορά σε συγκεκριμένα δεδομένα. Τα ειδικότερα δεδομένα υγείας προκύπτουν από τα συνοδευτικά στην αίτηση έγγραφα, τα οποία δεν εισάγονται στο Π.Σ ΙΡΙΔΑ και παραδίδονται στον αρμόδιο εισηγητή έκδοσης της απόφασης της άδειας από την Γραμματεία που παραλαμβάνει την αίτηση.
- Η αρμόδια Γραμματεία εισάγει στο Π.Σ. μόνο την αίτηση και παραδίδει στον αρμόδιο εισηγητή τα συνοδευτικά έγγραφα της αίτησης του υπαλλήλου.
- Ο αρμόδιος εισηγητής προωθεί την απόφαση της άδειας για υπογραφή μέσω ΙΡΙΔΑΣ μεριμνώντας για την απαλοιφή των πεδίων με αναφορές στα δεδομένα υγείας.
- Όταν ολοκληρωθεί ο κύκλος των υπογραφών, ακολουθεί η διεκπεραίωση της απόφασης από τον εισηγητή, κατόπιν συνεννόησης με τον εξουσιοδοτημένο υπάλληλο της Γραμματείας.
Στη νομοθεσία για την προστασία των προσωπικών δεδομένων συγκαταλέγονται ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 (ΓΚΠΔ), ο ν. 4624/2019, ο ν. 2472/1997 καθώς και ο ν. 3471/2006 στον τομέα των ηλεκτρονικών επικοινωνιών.
Σε ότι αφορά στην πρόσβαση τρίτων σε στοιχεία καταγγελίας σε Δημόσια Υπηρεσία δείτε εδώ: https://www.dpa.gr/index.php/el/enimerwtiko/thematikes_enotites/dimosiostomeas/dimosiadioikhsh/prosvasi_se_stoixia_kataggelontos
Σε ότι αφορά το ζήτημα των εννόμων συνεπειών της εισαγγελικής παραγγελίας για τη χορήγηση δημοσίων εγγράφων που περιέχουν προσωπικά δεδομένα δείτε εδώ:
Σε ότι αφορά το δικαίωμα πρόσβασης σε δημόσια έγγραφα που περιέχουν προσωπικά δεδομένα δείτε εδώ:
Περισσότερες πληροφορίες αναζητώ στην Αρχή Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων όπου μπορώ να αναζητήσω Οδηγίες, Αποφάσεις και Γνωμοδοτήσεις για θέματα που με απασχολούν.
Είναι μια νέα δυνατότητα της Ίριδας 2.0, την οποία προς το παρόν δεν θα χρησιμοποιεί η Υπηρεσία μας.